Provstisekretær til Slagelse Provsti

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Et dynamisk provsti søger en selvstændig og serviceminded sekretær med reference til provsten og provstiudvalget i Slagelse Provsti.

Slagelse Provsti

På provstikontoret arbejder vi med at skabe gode vilkår for vores 41 sogne, 34 præster og 27 menighedsråd. Har du interesse for Folkekirken, og kan du arbejde selvstændigt og systematisk med økonomi, regnskab og administrative opgaver, så har vi brug for dig som provstisekretær.

Din kontorplads står klar hos os i provstisekretariatet, der i dag er bemandet af provsten og en provstisekretær. Vi er midt i en spændende udvikling af samarbejdet på tværs mellem menighedsråd og provstiudvalg. Vi er et lille, tætarbejdende team – og samtidigt en del af en stor og levende organisation.

Arbejdet som personlig assistent / provstisekretær

Det bliver din opgave at støtte provsten og provstiudvalget i det daglige, ligesom du også i et vist omfang tilbyder rådgivning til menighedsrådsmedlemmer og præster i provstiet. Arbejdets formål er at give gode arbejdsvilkår for Folkekirkens mange aktører, såvel de ansatte, menighedsråd og andre i provstiet. Du vil få kontakt med mange forskellige mennesker i forbindelse med sagsfremstilling, sagsbehandling og rådgivning.

Sammen med din sekretærkollega vil du koordinere provstiets samlede opgavevaretagelse, som bl.a. omfatter møde- og arrangementsplanlægning, overblik over menighedsrådenes budgetter og regnskaber samt anlægs- og vedligeholdelsesarbejder ved kirker og kirkegårde. I vil have en del fælles opgaver og dække for hinanden i ferier. Samtidig har I også hver jeres særlige arbejdsområder.

Vi forventer ikke, at du kan alt fra dag ét. Derfor får du en grundig oplæring og indføring. Du kommer på den målrettede provstisekretæruddannelse og deltager i Landsforeningen af Provstisekretærers årsmøder. Udover den daglige sparring med din provstisekretærkollega, understøttes arbejdet også af et godt netværk mellem de andre provstisekretærer i Roskilde Stift og en positiv forhåndsindstilling hos menighedsråd og ansatte i Slagelse Provstis sogne.

Dine opgaver

Du vil stå for budgetlægning og regnskaber, bogføring og lønregnskaber (FLØS). Helt konkret får du en hverdag, hvor du

har det samlede økonomiske overblik og du leverer de tal og analyser, som provstiet bruger til at lægge budgetterne. Du er fortrolig med økonomiske modeller.
er regnskabsfører for provstiudvalget, hvilket inkluderer bogføring, budget, betaling af regninger og regnskab for provstiudvalgskassen.
er sagsbehandler på diverse sager, bl.a. ved budgetlægning. Det betyder i forbindelse med sagsbehandling at indhente relevant og opdateret dokumentation, forstå et vanskeligt tilgængeligt stof og præsentere det på en let forståelig måde for forskellige udvalg, så de på den baggrund kan træffe beslutning.
servicerer provsten og provstiudvalget, herunder forbereder du dagsordener, tager referater og notater, deltager i provstiudvalgsmøderne, passer telefonen m.m.
varetager journalisering i programmet F2.
kommunikerer både mundtligt og skriftligt til – og med – vidt forskellige mennesker.
deltager i diverse aftenmøder efter behov, fx ved budgetsamråd eller i forbindelse med forandrings- og udviklingsprojekter.

Afhængigt af din erfaring og dine interesser kan der fx blive tale om administrativ håndtering af byggesager inkl. provstesyn og/eller IT-supportering af provsten, provstiudvalget, menighedsrådene, m.fl.

Vi forventer, at du

selvstændigt er i stand til at skabe struktur, overblik og rutiner i forhold til dine egne ansvarsområder og arbejdsopgaver.
har erfaring med og flair for økonomisk administration med regnskabsføring.
holder af at have travlt og sætter en ære i at overholde deadlines.
er dygtig til at organisere din egen hverdag og nyder at forvalte egne opgaver og ansvar.
er erfaren bruger af IT-systemer og intuitivt sætter dig ind i nye.
har stærke kommunikationsfærdigheder i dansk skrift og tale.
er servicemindet og har en løsningsorienteret tilgang til arbejdet.
er god til at instruere og vejlede samarbejdspartnere i og uden for provstiet.
evner at kommunikere sikkert og samtidigt smile i telefonen.

Det er en fordel at kende til folkekirken og frivilligt arbejde, men ikke et krav.

Vi tilbyder

en dynamisk og åben arbejdsplads med højt til loftet.
åbenhed over for gode idéer og andre måder at gøre tingene på.
et hjælpsomt og imødekommende arbejdsfællesskab. Foruden provstikontoret har vi tæt personalefællesskab med provstiets regnskabskontor, der ligger på samme adresse. Regnskabskontoret varetager menighedsrådenes regnskaber.
gensidig fleksibilitet ved tilrettelæggelse af arbejdet. Der vil være aftenmøder ca. en gang om måneden og weekendarrangementer fra tid til anden.

Stillingen er en fuldtidsstilling, 37 timer pr. uge efter OAO-S fællesoverenskomsten mellem staten og HK. Arbejdspladsen er fortrinsvist provstikontoret beliggende i Slagelse Kloster, Bredegade 7A, 4200 Slagelse.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte provst Stefan Lamhauge Hansen, tlf. 5177 0166, provstiudvalgsformand Torben Schrøder, tlf. 2868 1129, eller provstisekretær Adele Skøttegaard på tlf. 6112 0366.

Ansøgning med relevante bilag sendes elektronisk til slagelse.provsti@km.dk mrk. ”Provstisekretær, Slagelse Provsti”.

Ansøgningsfristen er 31. juli 2023.

Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler i starten af august.

Tiltrædelse: 1. september eller hurtigst muligt efter aftale.

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Slagelse Kommune

-Virksomheden tilbyder:

-Arbejdsgiver:

Slagelse Provstiudvalg, Bredegade, 4200 Slagelse

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 31-07-2023; - ansøgningsfristen er overskredet